リモートワークプロジェクト【FAXの自動化】2020.05.31更新

イーウルでは、コロナ禍によるリモートワークをきっかけに完全リモートワーク化に向けて準備を進めています。

やることはたくさんあるのですが、リモート化を進めるにあたって皆さんすぐにぶち当たる壁が、電話とかFAXではないでしょうか？

「会社に人が居なくなったら誰がお客様の電話を取るんだ？」

「すぐに対応しないといけないFAXがあったらどうするんだ？」

などなど・・・

1か所に集まって仕事をするのが前提で考えると、なかなか難しい問題です。

電話はちょっと複雑なので、まずはFAXのリモート化。

こちらは、「eFAX」さんを利用しています。

凄く簡単で申し込んでからすぐに、FAXの送受信がインターネットからできるようになりました。

まず、受信ですが・・・

現在のFAX番号をeFAXさんの番号に転送すると、eFAXさんから「FAXを受信しました」というメールが来てPDFの添付ファイルで中身を確認します。

ですから、紙を一切使わない。まさにエコ。

さらに、弊社では、トークノートという社内コミュニケーションをつかっていますので、FAX受信グループを作ってそこにeFAXのメールが受信できるようにするとトークノートのグループ上でFAXをみんなで見ることができるようになります。

お客様から頂く「通信」なども、前は受信して社内で紙を回覧していましたが、一切印刷する必要なく、各自で見ることができます。

PCでもスマホでも・・・

次に送信も簡単で、お客様のFAX番号とeFAXの送信用メールにFAXしたい用紙を添付してメールするだけで、相手のFAXに送信される仕組みです。

メールを送信すると相手はFAXで受信するというものです。これまた、紙を使わない・・・

リモートワーク化して分かったことは、すべてのファイルなどが電子化されるので紙など資源を使うことがとても少なくなるという事でした。

それと、送受信したFAXで大切なものはファイリングしていたりしたのですが、それも社内ファイルサーバーをリモートアクセスできるようにして電子ファイルで保存すれば、ファイリングの棚が必要なくなるなぁと・・・

つまり、スモールオフィス化が実現されます。

現在、イーウルは３００平米のオフィスを借りていますが、ほとんどのものを廃棄して、２０平米程度のオフィスに移転する予定です。

さて、リモートワーク化プロジェクト。

次回は、電話対応のリモート化を発信します。

理想の働き方と組織を求めて・・・

イーウルではリモートワークを武器に経営強化を図ります！

写真は北海道出張でいただいたウニおにぎり。中にもちゃんとウニが入っています(＾◇＾)