リモートワークプロジェクト【電話の仕組み(受電)】

こんにちは。

e売るしくみ研究所 代表の山本です。

本日はイーウルのリモートワーク化プロジェクトの第二段。

電話の仕組み「受電編」です。

 

 

スタッフさんがバラバラになって働くと一番困る部類に入るのが「電話の受付」だと思います。

「会社にかかってきた電話を誰が取るんだ?」

と悩む経営者も多いはず。当社の取組みを紹介します。

 

 

会社に入ってきた電話をどうやってさばくのか・・・

僕は単純に電話代行サービスを利用しました。

弊社は「アフターコールナビ」さんにお世話になっています。

(「電話代行」で検索したら上位に出てきました。笑)

 

 

アフターコールナビさんに申込むと、電話番号が付与されます。

当社は、事務所は千葉県にありますが・・・

東京03「03-4530-9265」で申し込みました。

 

 

次に、現在使っている電話をすべて「03-4530-9265」に転送設定にすれば、旧番号・新番号、両方ともアフターコールナビのオペレーターの方が受付けてくれることになります。

 

オペレーターの方には、管理画面で会社情報などを登録してあるので、その内容をみながら、「コール内容」「担当者」「連絡先」を聞き取ってメールでお知らせしてくれます。

イーウルの場合は、メールではなく社内コミュニケーションシステムのトークノートの電話連絡網に内容が入るように設定してあるので、パソコン、スマホが使えれば、いつ、誰から、どんな内容の電話が入ったか、いつでも、どこでも分かるようになります。

 

運用が始まる前に、一度、自分でコールして試してみましたが、社名がちょっと言いにくい感じでしたが、オペレータの方は、感じのいい声で受け付けてくれてました。コール入れてから受電連絡がくるまで10分かからない感じです。

 

 

この仕組みを作ってみて思ったのは、「なんで、もっと早くやっていなかったんだ・・・」という事でした。

集まって仕事していた時は、誰かが電話番していて、電話が入ることに作業が中断されたりしていましたが、受電対応のスタッフさんの負担は無くなりました。

(特に営業電話とかだと・・・電話番の人の心理的負担が増えますよね?)

スタッフの少ない工務店さんなどは、この仕組みを使えば、お客様の印象は良くなると思いますよ!

それと、受電内容を社内共有できるメールか社内コミュニケーションシステムに入るようにしておけば、「●●様から電話が入ってます。コールバックお願いします」のような紙を机の上に置いて、帰ってきてコールバックするなんて、時間のかかることもなくなるので、お客様への心象も良くなると思います。

(建築会社の社長さんって社内にいないことが多いので・・・苦笑)

 

 

最後に、気になる値段ですが、番号設定(初期)で5000円(税別)、月100コールプランで17300円(税別)です。

※101件目のコールから1コール180円(税別)

月150、200など受電数でコースが分かれています。

イーウルの場合、多くても100件ちょっとと見込んでいるので、予算的にはだいたい1ヵ月20000円って感じですね。

 

 

リモートワークにしてお客様からの電話対応をどうするか、結構悩んだのですが、思い切ってアウトソーシングしてみたら、思いのほかスタッフさんの電話対応の負担が減り、業務に集中できるようになったみたいです。

次回は、かかってきた電話の相手に、コールバックする架電の仕組みをご紹介します。^_^

 

社長 e売るしくみ研究所
代表 山本直人

「ホームページはあるけど問合せが無い・・・」
インターネット集客で悩める日本全国の工務店経営者に
「どうやったらホームページで反響をとれるのか?」
をコンサルティングする毎日を送ります!

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